Ini gw Postingin Tutorial Mail Merge..buat temen2 yang masih bingung...
Mail Merge
Jika anda bermaksud mengirim surat undangan kepada beberapa rekan, biasanya isi surat undangan tersebut sama hanya saja identitas rekan yang anda tuju berbeda. Untuk memenuhi hal ini, anda tidak perlu membuat surat undangan tersebut sejumlah rekan anda, tetapi anda cukup membuat satu dokumen sumber, dan selanjutnya microsoft word yang akan membuat dokumen tersebut menjadi banyak sejumlah rekan yang akan anda kirimkan surat tersebut dengan masing-masing dokumen mempunyai identitas yang berbeda-beda, tetapi isinya tetap sama.
Untuk dapat melakukan hal semacam itu kita dapat menggunakan fasilitas Maiil Merge pada Microsoft Word. Dengan mengikuti langkah-langkah seperti dibawah ini :
1. Untuk pertama kali membuat mail merge, anda dapat memilih menu Tools – Letters and Mailing – Mail Merge, yang akan memunculkan Mail Merge wizard disebelah kanan editor anda. . Ada empat macam tipe surat yang disediakan, yaitu: Letters, Envelopes, Labels dan Directory . Akan tetapi jika kita menggunakan Microsoft Word 2003 ada satu tambahan tipe surat yaitu E-Mail Messages.
Untuk pembuatan surat biasa, anda dapat memilih radio button ‘Letters’. Kemudian klik pada ’Next: Starting document’ yang ada pada bagian bawah wizard untuk menuju langkah selanjutnya.
2. Langkah Kedua ialah memilih dokumen utama yang akan diproses, misal jika anda hendak membuat surat undangan, maka dokumen utama ini ialah isi surat undangan anda tersebut. Ada tiga pilihan, yaitu: dokumen yang sedang aktif sekarang, template dokumen yang telah dibuat sebelumnya atau memanggil file dokumen lain.. Pilih ‘Use the current document’. Kemudian klick pada ’Next: Starting Select Recepient’ untuk menuju langkah selanjutnya.
3. Langkah Ketiga digunakan untuk membuat atau memilih daftar penerima dari surat yang akan anda buat. Daftar ‘Recipients’ ini ialah data yang berupa identitas rekan-rekan anda yang hendak anda kirim surat undangan tersebut. Ada tiga pilihan yaitu: Menggunakan daftar penerima surat yang telah dibuat sebelumnya, menggunakan list ‘contact’ pada aplikasi MS Outlook atau membuat list penerima surat baru.Pilih radio button ‘Type a new list’ (1), kemudian klik pada ‘Create…’. (2). Setelah menekan ‘Create…’, maka pada editor anda akan muncul window ‘New Address List’. Window ini digunakan untuk membuat daftar ‘recepients’ yang akan di merge kedalam surat.
Setelah mengisikan semua data dari recepient pertama anda dapat menekan tombol ‘New Entry’ untuk memasukkan data dari recepient kedua dan seterusnya. Tombol ‘Delete Entry’, digunakan untuk menghapus data recepient yang sekarang sedang aktif. Tombol ‘Customize’ digunakan untuk merubah ‘ Address Information’, gunakan ‘Rename’ untuk merubah nama-nama dari kotak isian tersebut sesuai keinginan anda.
Sementara itu kelompok tombol – tombol pada kotak ‘View Entries’ digunakan untuk melihat dan mengatifkan elemen list recepient yang telah dibuat. Setelah anda memasukkan data recepient, tombol ‘Cancel’ di sebelah kanan bawah window akan berubah nama menjadi ‘Close’, tekan tombol ‘Close’ bila anda telah selesai memasukkan data – data dari semua recepient.
Selanjutnya akan muncul window ‘Save Address List’ untuk menyimpan list yang baru dibuat. Berilah nama untuk list anda, kemudian tekan ‘Save’
Window ‘Mail Merge Recipients’ muncul dengan tujuan agar anda dapat memastikan bahwa data – data recepients yang dimasukkan sudah benar. Tekan tombol ‘OK’. Kemudian klik pada text ‘Next: Write your letter’ yang ada pada wizard untuk memproses langkah keempat.
4. Langkah Keempat untuk menulis dan menyusun format surat yang akan anda buat. Pada langkah ini posisi daftar penerima surat yang akan digabung (merge) dalam dokumen dapat diatur. Selain itu anda dapat pula mengatur bentuk salam pembuka dan item – item lain yang ingin digabung.
5. Dalam Langkah Kelima, hasil dokumen surat yang telah anda buat dan digabung dengan list penerima surat dapat dilihat kembali (Preview).
6. Pada langkah terakhir, yaitu Langkah Keenam, anda diberi pilihan untuk langsung mencetak dokumen surat yang telah dibuat, atau meng-edit ulang setiap surat yang dihasilkan oleh proses Mail Merge ini.
Ini yang harus diprint bersamaan dengan tugasnya..(ini bukti bahwa Mail Mergenya berhasil)
Judul Tugas : Tutorial Mail Merge
Nama : Nurikhsan
Jurusan : Teknik Informatika
Kelas : Malam
Tingkat : 1 Semester 1
Mata Kuliah : Aplikasi Bisnis
Dosen : Jenal Mutaqin, AMD
Telepon : +628568196765
Alamat Email : cokicoki2007@yahoo.com
